L’application softphone vous permet de rassembler les fonctionnalités d’appels vocaux, de vidéo et de messagerie en une seule application pour faciliter les connexions et le partage d’informations. Cette application est fournie par notre partenaire Mitel et est nommée ‘Mitel One’. L’ensemble des fonctionnalités suivantes sont regroupées dans cette application :

• Page d’accueil : La page d’accueil affiche vos contacts favoris, vos appels manqués récents, vos messages récents et vos réunions à venir, tout cela visible d’un coup d’œil.
• Widgets : Les widgets Téléphone, Réunion et Messagerie regroupent toutes vos communications en un seul endroit sur votre ordinateur ou votre application mobile.
• Réunion : Démarrez une nouvelle réunion vidéo et invitez de gens à la rejoindre ou planifiez une réunion et invitez les participants par e-mail. Une fois dans la réunion, les utilisateurs peuvent partager des fichiers, échanger des messages et partager leur écran avec un maximum de 100 participants.
• Messagerie : Discutez avec vos équipiers dans un groupe de messagerie ou individuellement via la messagerie directe. Les utilisateurs seront notifiés des messages non lus et de tout message les mentionnant s’ils ne sont pas présents.
• Flux : Tout le monde peut créer des flux, ajouter ou supprimer des collègues dans les flux ou rejoindre des flux existants. Publiez des fichiers, des notes vocales, ou discutez avec les membres d’un flux pour obtenir un historique des conversations.
• Appels : Survolez vos favoris pour passer un appel en un clic, faites une recherche dans le répertoire de l’entreprise ou utilisez le clavier. Les appels peuvent être réalisés en utilisant le logiciel téléphone de Mitel One, via l’application web ou mobile, ou avec votre téléphone de bureau Mitel.
• Partage de fichiers : Téléchargez des fichiers directement dans une réunion, un flux ou une session de chat afin que les membres de l’équipe puissent facilement trouver les documents et y accéder de n’importe où.
• Mobile : Téléchargez Mitel One sur iOS ou Android pour rester connecté sur votre appareil mobile et travailler partout où vous le souhaitez.

Le renvoi automatique permet de rediriger un appel téléphonique vers une autre destination ( interne ou externe )

Différents types d’appels sont disponibles

• le renvoi inconditionnel ;
• le renvoi lorsque la ligne est occupée ;
• le renvoi lorsqu’il n’y a pas de réponse ;
• le renvoi selon la région d’origine ou le numéro de l’appelant.

Les avantages du renvoi d’appels sont les suivants :

• Mise en relation fluidifiée : grâce au transfert d’appels, vous évitez à vos appelants de devoir recomposer un numéro et augmentez ainsi votre réactivité et leur satisfaction.
• Aucun appel manqué : en activant le renvoi d’appel, vous pourrez recevoir vos appels où que vous soyez et ainsi être joignable comme si vous étiez au bureau. Que vous soyez en déplacement, en travail à domicile ou dans les bouchons, vous ne raterez plus aucun appel.
• Collaborateurs nomades : ils peuvent faire un renvoi d’appels vers la ligne de leur choix, en fonction de leurs déplacements.

Le transfert d’appel permet à l’utilisateur d’envoyer la communication en cours vers un autre collaborateur.

Il existe 2 types de transfert : le transfert avec annonce ou sans annonce.

• Transfert avec annonce : Ce transfert va permettre à l’utilisateur de parler avec l’appelant avant de passer l’appel. Si l’appelant n’est pas disponible, l’utilisateur pourra reprendre la communication.
• Transfert sans annonce : Ce transfert sera réalisé directement sans annoncer à l’appelant le correspondant.

L’appel reçu abouti sur plusieurs collaborateurs simultanément, de façon cyclique ou avec des priorités définies en fonction de la nature de l’appel.

Cette fonctionnalité apporte une réponse plus rapide et efficace aux appels clients car ils ont alors pris en charge par le premier collaborateur disponible dans un département.

L’interception d’appels vous permet de prendre en charge des appels destinés à un autre poste que le vôtre, directement sur votre téléphone.

Il vous suffit d’appuyer sur la touche de votre poste correspondant à la ligne que vous souhaitez intercepter : l’appel est basculé sur votre poste.

Les principaux avantages de l’interception d’appel sont les suivants :

• Aucun appel manqué : si un collaborateur est absent et qu’il n’a pas activé de renvoi d’appels, un autre collaborateur peut prendre l’appel à sa place, évitant ainsi tout appel manqué.
• Choix d’interception d’appel : si vous ne souhaitez intercepter que certains appels bien spécifiques, vous pouvez voir qui appelle avant de décrocher.

Les messages et la musique d’attente téléphonique sont le reflet de l’image de votre entreprise. Ils se doivent d’être impactants et professionnels, car ils sont bien souvent le premier contact que vos prospects et clients auront avec vous.

Vous avez la possibilité de définir plusieurs musiques d’attentes personnalisées :
• Le pré-décroché : pour accueillir et informer vos appelants
• Le Serveur Vocal Interactif (IVR) : pour orienter les appels
• L’attente musicale : pour les faire patienter dans de bonnes conditions
• Le message de fermeture : pour les informer de vos horaires et jours de congés exceptionnels

Le message et la musique d’attente peuvent être enregistrés de façon conviviale par vos soins ou par notre studio professionnel

A tout moment, en cours de communication, vous pouvez déclencher la mise en attente de votre correspondant pour prendre un double appel ou rechercher une information : il entendra alors votre musique d’attente.

Pour reprendre le fil de votre conversation téléphonique, il vous suffit d’appuyer de nouveau sur la touche de votre téléphone.

Au travers de l’application Easy2Phone pour ordinateurs de bureau, terminaux mobiles et navigateurs Web vous bénéficiez des fonctionnalités suivantes :

• Espaces de travail collaboratifs voix et vidéo pour les réunions, les conversations et le partage de contenu en équipe
• Chat individuel et de groupe sécurisé
• Accès complet et en tous lieux aux annuaires de l’entreprise et aux répertoires externes
• Indicateurs de présence dans Outlook

Depuis votre terminal, vous pouvez discuter avec 8 correspondants à la fois, qu’ils soient en interne ou en externe. La conférence est la fonctionnalité idéale pour organiser rapidement et en toute simplicité une réunion à distance, même au dernier moment.

Cette fonctionnalité est idéale pour les sociétés qui veulent s’assurer que les appels entrants soient distribués précisément en fonction des besoins de l’appelant.

Quelques exemples de fonctionnalités disponibles :

1. Routage d’appels basé sur les compétences ( skills-based routing ) : Les appels entrants peuvent être automatiquement transférés vers des agents spécifiques en fonction des compétences souhaitées par l’appelant.
2. Routage d’appels au travers d’un menu vocal interactif ( IVR ).
3. Routage d’appels en fonction du numéro de l’appelant ou de l’origine de l’appel
4. Routage d’appels vers un agent dédicacé. Un client spécifique sera toujours affecté au même agent
5. Routage d’appel vers un groupe avec un message d’attente automatique

A partir de votre extension personnelle, définissez vos heures d’ouverture et décidez quand vous êtes disponible pour recevoir des appels. En dehors de ces horaires, vous pouvez choisir un message d’absence personnalisé, rediriger les appels vers un autre numéro de téléphone ou répondeur.

Grâce au concept du numéro unique, vos contacts peuvent toujours vous joindre sur le même numéro de téléphone, quel que soit l’appareil que vous utilisez actuellement ( PC, tablette, smartphone ). L’appelant voit uniquement le numéro de téléphone qui est attribué à votre extension.

A l’inverse, vous évitez d’afficher votre numéro mobile lorsque l’appel est émis au travers de l’application disponible sur votre smartphone et vous pouvez contrôler les couts, car l’appel est imputé à la facture de l’entreprise et non pas à la facture mobile.

Grâce à l’intégration Teams « Direct Routing », votre compte Microsoft Teams est intégré à la plateforme Easy2Phone. Les fonctionnalités de collaboration Teams et celles de votre solution de téléphonie sont fusionnées dans l’application Teams. Par conséquent, les terminaux et fonctionnalités de votre solution Easy2Phone cohabiteront de façon transparente avec les utilisateurs Teams.

Les utilisateurs Teams pourront émettre et recevoir des appels externes au travers de leur application Teams tout en conservant les fonctionnalités étendues du central téléphonique.

Les coûts opérateurs sont maitrisés, car les appels externes transitent par la connexion opérateur configurée sur le central téléphonique.

Vous pouvez obtenir des numéros internationaux en les connectant à votre solution Easy2Phone.

Cette fonctionnalité permet à votre entreprise de fournir des services à vos clients au travers de numéros locaux, mais également de réduire vos coûts de communications lors d’appels internationaux. En effet, les appels internationaux peuvent être émis au travers du numéro international si souhaité.

Vous pouvez activer votre messagerie vocale au travers de plusieurs états de présence disponibles dans l’application.

Vous pouvez profiter de cette fonctionnalité n’importe où et à tout moment. Les messages vocaux peuvent être écoutés à partir du téléphone en composant un numéro ou en écoutant le message vocal lors de la réception d’un e-mail (voice to e-mail)

L’application Easy2Phone vous permet de personnaliser vos sonneries et dès lors de choisir une sonnerie spécifique en fonction de l’origine de l’appel (interne, externe, par département, etc….)

Des menus vocaux (ou IVR) sont disponibles et facilement paramétrables au travers d’une interface graphique. Ce système de menu téléphonique permet d’acheminer les appelants vers les collaborateurs appropriés au sein des équipes. L’IVR à plusieurs niveaux offre une fonctionnalité importante pour ceux qui ont plusieurs départements dans leur entreprise. Il offre aux appelants la possibilité de faire des choix eux-mêmes et de se connecter directement avec les bons collaborateurs ou services.

   Les bénéfices de cette fonctionnalité sont les suivants :

• Informations disponibles 24/7 : le système IVR à plusieurs niveaux peut fonctionner sans aucune interruption pour fournir des informations aux appelants : horaires, promotions…
• Il sépare les appelants et achemine leurs appels vers le service le plus approprié, optimisant ainsi les performances de chaque appel.
• Gain de temps et d’argent : le système IVR peut répondre aux questions fréquemment posées et peut fournir des informations fréquemment demandées – telles que les directions, les heures d’ouverture, une facture impayée, etc… qui ne nécessitent aucune réflexion critique.

Certains utilisateurs ne travaillent qu’à temps partiel ou sont en télétravail. D’autres encore sont nomades, ou momentanément en déplacement, en congé ou en arrêt maladie. Le flex desking permet l’utilisation d’un téléphone pour plusieurs utilisateurs en conservant le profils de chacun (configuration de touche, déviation etc … )

Au travers de l’application unifiée disponible sur vos terminaux, vous pouvez appeler un contact en vidéo.

L’utilisateur de la solution peut synchroniser ses contacts Office 365 avec l’application softphone. Cette fonctionnalité permet d’augmenter la convivialité et le niveau d’information en affichant sur l’écran les coordonnées de l’utilisateur.

Lors de la recherche, il n’est plus nécessaire de connaitre le numéro de l’appelant : une simple recherche alphanumérique permettra d’appeler le contact.

Easy2Phone peut s’intégrer avec votre CRM au moyen d’un lien TAPI. Grace à cette fonctionnalité, une fiche client pourra s’afficher lors de la réception d’un appel entrant.

Avec la fonctionnalité « click to dial » basée sur le même protocole, il sera possible de composer un numéro en sélectionnant celui-ci. Fini les pertes de temps et erreurs à introduire manuellement les numéros d’appels. Easy2Phone réalise cette opération pour l’utilisateur.

Afin de gagner en efficacité et de limiter vos redevances, votre numéro de fax peut être transféré vers la solution Easy2Phone afin de vous permettre de recevoir vos fax sur votre boîte email, au format PDF. Ce numéro de fax peut-être un nouveau numéro ou une portabilité de votre ancien numéro de fax.